企业实施信息化的过程是一个复杂的系统工程,信息化的价值的实现更是需要反复验证!不仅需要超出平时很多的工作付出,还需要耐心、恒心,既需要顾问耐心的给企业培训,也需要企业的管理者和关键用户耐心给顾问讲解企业业务,同时还需要双方在流程测试、业务模拟、讨论问题时保持耐心和冷静!当然,要想做好信息化工作,除了勤奋,方法和工具也非常重要!符合中国国情的ERP实施,包括以下几个要点:
1、项目启动:结合IT轻量咨询,与企业高层确认适合企业实际情况信息化目标,确认好项目经理和关键用户,主要工具是《IT规划》、《项目管理办法》、《实施主计划》、《启动会PPT》。
2、现状评价与分析:在IT规划的基础上,尽可能详细了解企业现状,如果已经使用系统,也要先深入了解已经应用的系统功能,具体到单据和报表,且一定要细化到单据的字段,报表要有数据,详细分析取自哪个单据的哪个字段,主要工具是《调研分析报告》。
3、产品培训与练习:产品培训的目标一方面是让企业熟悉系统,了解ERP管理的原理,同时也要对《调研分析报告》进行补充和验证,形成方案初稿,这一步既是DO,也是CHECK;在培训之前,一定要使用客户的数据和业务现状进行讲解,主要工具《ERP培训PPT》。
4、流程梳理和优化:这一步最能考验顾问的管理水平,主要工具是《SOP(企业标准业务流程)》和《基础数据收集表》、《期初数据准备模板》,难度不是交出一份水平高的解决方案,而是结合调研分析和产品培训,对IT规划中基础数据和业务流程部分进行详细分析之后,交出一份最符合企业现状,可以解决关键问题,并且可以按照计划完成的解决方案!
5、基础数据整理:主要工具是《基础数据收集表》,需要顾问熟悉行业,给企业提供合理的建议;同时,需要加强高层沟通,保证企业按时、准确提供基础数据。
6、系统配置与开发:产品顾问根据方案设置参数、增加单据扩展字段,配置界面、审批流、打印模板、权限等,主要工具有《参数配置表》、《单据扩展字段》、《单据审批表》、《自动会计配置清单》、《权限收集表》、《打印模板》等;如果有二次开发的报表和其他需求,需要另外写开发设计方案。
7、业务流程模拟运行:业务流程模拟是上线之前非常重要的一个环节,是最重要的CHECK,要详细准备《业务模拟计划》、《业务模拟数据》、《操作手册》、《练习题》、《考试题》。
8、期初数据导入:期初数据导入虽然列在了业务流程模拟之后,但是实际是在方案阶段与客户确认,业务路程模拟时需要验证清楚,然后才能在上线之前导入。
期初数据导入单独列为一个阶段,一是因为其准确性、完整性直接影响上线的质量,另外也是为了应对各种特殊情况进行重点处理!
9、系统上线:顾问与企业关键用户紧密配合、企业一把手大力支持,并且业务流程模拟细致、充分,顾问详细准备《上线计划书》,并与关键用户仔细检查系统配置,领导进行项目动员,系统上线就会比较顺利!
但实际情况因为ERP涉及很多人,受文化、政治、利益、个性的影响,每个人考虑问题的方式是千差万别的,所以大部分项目会出现意外状况,不能按时上线。这时需要乙方与甲方充分沟通,合理安排顾问时间,要做好长期支持和服务好企业的准备!
10、项目验收:按照IT规划中的目标,与企业确认完成情况,并至少经过一个月完整、顺利的月结,才可以考虑项目验收,准备《验收报报》,做好知识转移!